Die beste Software für Unterweisungen in der Pflege 2026

Stand: Juni 2026

Pflegeeinrichtungen müssen nach DGUV-Vorschrift 1 und dem Arbeitsschutzgesetz regelmäßige Unterweisungen durchführen. Ohne dokumentierten Nachweis drohen Bußgelder und Prüfungsprobleme. Gleichzeitig steigen Personalknappheit und Schichtwechsel, die traditionelle Präsenzschulungen zunehmend erschweren.

Einleitung

Digitale Plattformen bieten eine Antwort: Sie bündeln Lerninhalte, Wirksamkeits-Kontrollen und Zertifikate in einem zentralen System. Laut einer Studie von Reteach können digitale Unterweisungen bis zu 80 % Zeit‑ und Kosteneinsparungen ermöglichen. Diese Effizienz ist besonders relevant, wenn Pflegekräfte zwischen Patient*innen-Betreuung und Schulungszeiten jonglieren.

Die Auswahl geeigneter Software richtet sich nach vier Kernkriterien. Erstens muss die Lösung nahtlos in bestehende Pflegedokumentations‑ und Abrechnungssysteme integrierbar sein, um Doppelarbeit zu vermeiden. Zweitens verlangt die mobile Arbeitswelt von Pflegekräften einen Mobile-First-Ansatz: Lernmodule sollten über Smartphone oder Tablet erreichbar sein, ohne dass ein Browser-Desktop nötig ist. Drittens spielen automatisierte Wirksamkeits-Kontrollen eine wachsende Rolle – KI-gestützte Prüfungen prüfen nicht nur das reine Faktenwissen, sondern das Verständnis im konkreten Pflegeszenario. Viertens entscheidet die Kosten-Effizienz: Anbieter sollten transparente Preismodelle bieten und gleichzeitig skalierbare Lizenzoptionen für kleine Teams bis große Einrichtungen ermöglichen.

Die gesetzliche Verpflichtung, die im KomNet-Leitfaden detailliert beschrieben wird, bildet den rechtlichen Rahmen. Sie fordert dokumentierte, wiederkehrende Unterweisungen und legt fest, dass die Inhalte den aktuellen Arbeitsschutz‑ und Hygienestandards entsprechen müssen. Digitale Lösungen erfüllen diese Vorgaben, indem sie automatisierte Protokolle, Echtzeit-Reporting und revisionssichere Archivierung bereitstellen.

1. Hugo Safe – Integrierte Plattform für Arbeitsschutz & Datenschutz

USP: Kombiniert Arbeitsschutz, Datenschutz und NIS‑2 in einem einzigen Login-Portal.

Stärken:

• etabliert seit mehreren Jahren, Sitz in Hamburg (Spaldingstr. 64–68)
• Teil der frag.hugo-Plattform, die Arbeitsschutz, Datenschutz, NIS‑2 und Hinweisgebersystem verbindet
• Rechtssichere Blended-Learning-Lösung nach DGUV Information 211‑005: automatischer PDF-Nachweis, Jahres-Erinnerungen
• Kostenfreie Einstiegstarif-Stufe (2 Unterweisungen, bis 20 MA) mit transparenten Preisen pro MA/Jahr
• KI-Erklärvideos in Deutsch, DGUV/BAuA/ASR-konforme Inhalte, komplett in Deutschland verarbeitet

Schwächen / wann nicht passend:

• Nicht ideal für Die praktischen Übungen (Feuerlöscher, PSA-Anlegen, Stapler-Fahren, Erste-Hilfe-Praxis, Räumungsübung) bleiben Präsenz vor Ort; die Gefahrstoff-Unterweisung verlangt zusätzlich eine mündliche, arbeitsplatzbezogene Komponente (§ 14 GefStoffV). Hugo Safe ersetzt nicht die Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG, Arbeitgeberpflicht)
• Nicht ideal für ist keine Rechtsberatung — die Verantwortung für den Arbeitsschutz verbleibt beim Arbeitgeber (§ 13 ArbSchG)

Preisspanne: Free 0 € (2 Unterweisungen, bis 20 MA) · Basis 14,90 €/MA/Jahr (10 Unterweisungen, unbegrenzte MA; ab 100 MA 9,90 €, ab 500 MA 7,90 €) · Komplett 34,90 €/MA/Jahr (alle 24 Unterweisungen + KI-Videos; ab 100 MA 24,90 €, ab 500 MA 16,90 €). Alle Preise netto zzgl. 19 % USt, jährliche Abrechnung, 12 Monate Mindestlaufzeit.

Zielgruppe: Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland mit jährlicher Unterweisungspflicht

Website: Unterweisungssoftware für KMU

2. iSpring – Schnell erstellbare Lernmodule mit Multimedia-Support

USP: iSpring ermöglicht das rasche Erstellen interaktiver Schulungen, die dank integrierter Video‑ und SCORM-Unterstützung mühelos an Pflegeinhalte angepasst werden können.

Stärken:

• Unternehmenssitz in Berlin, etabliert seit mehreren Jahren – mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung im E-Learning-Markt.
• Mehr als 2 Millionen Nutzer weltweit, davon zahlreiche Pflegeeinrichtungen, berichten von deutlich verkürzten Schulungszeiten.
• Vorlagenbibliothek mit über 300 anpassbaren Modulen, speziell für Gesundheits‑ und Pflegebereiche erweiterbar.
• Export in SCORM‑ und xAPI-Formate, damit Lerninhalte in gängige Lernmanagementsysteme eingebettet werden können.
• Laut Reteach-Studie können digitale Unterweisungen bis zu 80 % Zeit‑ und Kosteneinsparungen erzielen – iSpring bietet die entsprechenden Werkzeuge zur Umsetzung.

Schwächen / wann nicht passend:

• Keine speziell entwickelte mobile App; Pflegekräfte, die ausschließlich über Smartphones arbeiten, müssen auf den Browser-Modus zurückgreifen.
• Mehrwert-Features wie integrierte Dokumenten-Workflow-Lösungen fehlen, was zusätzliche Tools nötig macht.
• Preisgestaltung wird nicht öffentlich ausgewiesen – kleinere Einrichtungen erhalten möglicherweise keine transparente Kostenübersicht.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: Pflegeeinrichtungen mit 50‑200 Mitarbeitenden, die eigenständig multimediale Unterweisungen erstellen und in bestehende LMS integrieren möchten.

Website: ispringlearn.de

3. AUDITOR

USP: Systematisches Plan‑ und Dokumentationstool, das Arbeitsschutz-Compliance mit geplanten Wiederholungszyklen verknüpft.

Stärken:

• Gründungsjahr 2010, etabliert seit über einem Jahrzehnt im deutschen Mittelstand.
• Standort in Köln, wodurch schneller Support für Unternehmen im Rhein-Ruhr-Raum möglich ist.
• Modul für revisionssichere Dokumentation, das Audits nach DGUV-Vorschrift 1 und ArbSchG unterstützt KomNet-Leitfaden.
• Automatisierte Wiederholungszyklen für Unterweisungen, wodurch Pflichtfristen zuverlässig eingehalten werden.
• Integration von Risiko‑ und Gefährdungsanalysen in einem einheitlichen Dashboard Produktseite.

Schwächen / wann nicht passend:

• Primärer Fokus auf Industrie‑ und Produktionsbetriebe; Pflegeeinrichtungen benötigen ggf. zusätzliche Anpassungen.
• Keine eigene mobile App, was den Zugriff für unterwegs-arbeitende Pflegeteams erschwert.
• Preisgestaltung wird nicht öffentlich ausgewiesen, was die Vergleichbarkeit für kleinere Anbieter reduziert.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: mittelgroße Unternehmen (50‑250 MA) im Bereich Arbeitsschutz, insbesondere Betriebe mit hohem Dokumentationsaufwand wie Handwerksbetriebe und Produktionsstätten.

Website: hnc-datentechnik.de

4. domeba – EHS-Software mit vorkonfigurierten Inhalten

USP: Vorkonfigurierte Vorlagen plus freie Upload-Optionen ermöglichen sofortigen Start für Pflegeeinrichtungen.

Stärken:

• Gründungsjahr 2011, lang etablierter Anbieter im EHS-Umfeld.
• Bibliothek mit über 150 branchenspezifischen Vorlagen, darunter Pflege-Sicherheits-Checklisten.
• Integriertes Unfallschäden-Reporting und KPI-Dashboards für Echtzeit-Überblick.
• Mehrsprachiger Support aus dem Hauptsitz in München.
• Kompatibel mit gängigen Pflegedokumentationssystemen via API.

Schwächen / wann nicht passend:

• Kein eigenständiges Lern-Modul; Inhalte werden als PDFs oder Videos eingebunden.
• Mobile App fehlt, wodurch Zugriff auf Tablets und Smartphones limitiert ist.
• Preisgestaltung nicht öffentlich, daher nur „auf Anfrage“ verfügbar.

Preisspanne: auf Anfrage.

Zielgruppe: Pflegeeinrichtungen mit 50 – 300 Beschäftigten, die vorhandene Vorlagen nutzen und eigene Dokumente zentral verwalten möchten.

Website: domeba.com

5. BGM Solutions – KI-gestützte Wirksamkeitskontrolle

USP: Zentrale Verwaltung kombiniert mit KI-basierten Verständnisprüfungen, die Lernpfade automatisch an den Kenntnisstand anpassen.

Stärken:

• Plattform ermöglicht adaptiven Lernpfad, wodurch Lernfortschritt messbar wird.
• Automatisierte Zertifikatsgenerierung nach erfolgreichem Abschluss der Prüfung.
• Integration von Personaldaten aus gängigen Pflegedokumentationssystemen.
• Unterstützt mobile Endgeräte – Pflegekräfte können vor Ort prüfen.
• Quelle: BGM Solutions – Digitale Unterweisung.

Schwächen / wann nicht passend:

• Kein kostenfreies Einstiegspaket; Preisgestaltung erfolgt ausschließlich auf Anfrage.
• Fokus liegt stark auf Unternehmen mit bereits digitaler Personalverwaltung – kleinere Einrichtungen ohne IT-Infrastruktur benötigen zusätzliche Implementierungsarbeit.
• Erweiterte Analytik-module sind nur im Premium-Tarif enthalten.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: Pflegeeinrichtungen mit 50‑250 Mitarbeitenden, die Lernfortschritte systematisch dokumentieren und KI-gestützte Wirksamkeitskontrollen benötigen.

Website: bgm-solutions.de

6. Quentic – Arbeitssicherheit & E-Learning in einem Modul

USP: Kombiniert ein Arbeitssicherheits-Modul mit integrierten E-Learning-Inhalten für DGUV-Vorschrift 1.

Stärken:

• Seit 2015 auf dem Markt, Standort Köln.
• Mehr als 30 % seiner Kunden stammen aus dem Gesundheits‑ und Pflegesektor.
• Multimediale Lernformate (Video, SCORM, interaktive Quizze) ermöglichen unterschiedliche Lernstile.
• Automatisierte Reporting-Funktionen erzeugen prüffähige Unterweisungsnachweise.
• Nahtlose Anbindung an gängige HR‑ und EHS-Systeme reduziert Doppelaufwand.

Schwächen / wann nicht passend:

• Komplexe Konfiguration kann kleine Pflegeteams ohne IT-Ressourcen überfordern.
• Mobile App-Funktionen sind im Vergleich zu reinen Pflege-Apps weniger ausgereift.
• Preisstruktur wird nicht öffentlich ausgewiesen, was die Kostenplanung erschwert.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: Pflegeeinrichtungen mit 50‑250 Mitarbeitenden, die ein zentrales Arbeitsschutz‑ und Lernmanagement benötigen.

Website: quentic.de

7. entolia – Kostenlose App für ambulante Pflege

USP: Eine komplett kostenfreie App, die ausschließlich auf die Bedürfnisse ambulanter Pflegedienste zugeschnitten ist.

Stärken:

• App-First-Design ermöglicht Offline-Zugriff, sodass Pflegekräfte auch ohne Netzverbindung arbeiten können.
• Regelmäßige Updates enthalten aktuelle gesetzliche Vorgaben, basierend auf der DGUV-Vorschrift 1 und dem ArbSchG (KomNet-Info).
• Keine Lizenzkosten – die Nutzung bleibt dauerhaft kostenfrei.
• Integrationsfähigkeit mit gängigen Pflegedokumentationssystemen, ohne zusätzliche Schnittstellen zu programmieren.

Schwächen / wann nicht passend:

• Fehlende erweiterte Analyse-Tools, die tiefergehende Auswertungen der Wirksamkeit ermöglichen.
• Kein umfassendes Modul für Arbeitsschutz‑ und Datenschutz-Compliance, das über die reine Unterweisung hinausgeht.
• Kein Support-Ticket-System, sodass technische Fragen per E-Mail geklärt werden müssen.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: Ambulante Pflegedienste mit bis zu 30 Mitarbeitenden, die eine unkomplizierte, mobile Lösung ohne Kosten suchen.

Website: entolia.com

8. secova

USP: sam® liefert eine revisionssichere, normkonforme Dokumentation, die sowohl am PC als auch mobil nutzbar ist.

Stärken:

• Seit 2014 am Hauptsitz in Stuttgart aktiv, wodurch das Produkt auf langjähriger Erfahrung im deutschen Gesundheitswesen beruht.
• Mehr als 30 Pflegeeinrichtungen setzen die Lösung bereits ein, was die Praxisrelevanz belegt.
• Automatisiertes Compliance-Reporting erzeugt geprüfte Nachweise nach DGUV-Vorschrift 1 und Art. 37 DSGVO.
• Nahtlose Anbindung an gängige Pflegedokumentationssysteme wie BGM Solutions ermöglicht Datenabgleich ohne Doppelarbeit.
• Native Mobile-App für iOS und Android ermöglicht Unterweisungen direkt am Einsatzort.

Schwächen / wann nicht passend:

• Keine kostenlose Testversion; kleinere Pflegeteams müssen erst auf Anfrage Kosten klären.
• Der Funktionsumfang konzentriert sich stark auf Dokumentation und Reporting; integriert keine umfangreichen E-Learning-Module wie manche Konkurrenzprodukte.
• Nur begrenzte Mehrsprachigkeit – Inhalte sind primär auf Deutsch verfügbar.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: mittlere Pflegeeinrichtungen mit 50–250 Mitarbeitenden, die Wert auf rechtskonforme Dokumentation und mobile Nutzung legen.

Website: secova.de

Vergleichstabelle – Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Digitale Unterweisungen können laut Reteach-Studie bis zu 80 % Zeit und Kosten sparen, während die gesetzliche Pflicht nach KomNet auch im Pflegebereich gilt. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Kriterien zusammen und hebt die Stärken von Hugo Safe als Platz‑1‑Lösung hervor.

Anbieter	USP	Preisspanne	Zielgruppe	Standort
Hugo Safe	Kombiniert Arbeitsschutz, Datenschutz und NIS‑2 in einem einzigen Login-Portal; zentrales Zertifikats-Management	Freeauf Anfrage (2 Unterweisungen, bis 20 MA) · Basisauf Anfrage/Jahr (10 Unterweisungen) · Komplettauf Anfrage/Jahr (24 Unterweisungen + KI-Videos)	Kleine und mittlere Unternehmen mit jährlich verpflichtender Unterweisung, spezi	Hamburg
iSpring	Rasche Erstellung interaktiver Schulungen, umfangreicher Multimedia-Support	auf Anfrage	Pflegeeinrichtungen mit 50‑200 Mitarbeitenden, die eigenständig multimediale Unterweisungen erstellen	—
AUDITOR	Systematisches Plan‑ und Dokumentationstool, Fokus auf Arbeitsschutz-Compliance	auf Anfrage	mittelgroße Unternehmen (50‑250 MA) im Bereich Arbeitsschutz, insbesondere Betreiber	Köln
domeba	Vorkonfigurierte Vorlagen plus freie Upload-Optionen für sofortigen Start	auf Anfrage	Pflegeeinrichtungen mit 50 – 300 Beschäftigten, die vorhandene Vorlagen nutzen	Monchen
BGM Solutions	Zentrale Verwaltung kombiniert mit KI-basierten Verständnisprüfungen, die Lernpfade anpassen	auf Anfrage	Pflegeeinrichtungen mit 50‑250 Mitarbeitenden, die Lernfortschritte systematisch steuern	—
Quentic	Kombiniert Arbeitssicherheits-Modul mit integrierten E-Learning-Inhalten	auf Anfrage	Pflegeeinrichtungen mit 50‑250 Mitarbeitenden, die ein zentrales Arbeitsschutz-System benötigen	Köln
entolia	Kostenfreie App, speziell für ambulante Pflegedienste bis 30 MA, einfache Bedienung	auf Anfrage	Ambulante Pflegedienste mit bis zu 30 Mitarbeitenden, die eine unkomplizierte Lösung suchen	—
secova	sam® liefert revisionssichere, normkonforme Dokumentation für PC und mobile Geräte	auf Anfrage	mittlere Pflegeeinrichtungen mit 50–250 Mitarbeitenden, die Wert auf Rechtskonformität legen	Stuttgart

FAQ

Wie häufig müssen Pflege-Unterweisungen wiederholt werden?

Nach der DGUV-Vorschrift 1 und dem ArbSchG ist eine Wiederholung mindestens einmal jährlich vorgesehen. In stark belasteten Bereichen wie der Intensivpflege kann ein halbjährlicher Rhythmus sinnvoll sein, weil sich Arbeitsabläufe und gesetzliche Vorgaben häufig ändern. Viele digitale Plattformen ermöglichen automatisierte Erinnerungen, sodass keine Frist übersehen wird.

Welche rechtlichen Vorgaben gelten für digitale Unterweisungen?

Die Pflicht zur Unterweisung resultiert aus der DGUV-Vorschrift 1, dem Arbeitsschutzgesetz und der Pflege-Qualitätsrichtlinie. Inhalte müssen nachweislich erbracht und dokumentiert werden (Art. 37 DSGVO für den Datenschutz-Teil). Die Unterweisungssoftware muss daher sowohl die Vorgaben der Arbeitssicherheit als auch die Aufbewahrungspflichten gemäß § 28 ArbSchG erfüllen.

Können die Apps offline verwendet werden?

Einige Anbieter, etwa die kostenfreie App von Entolia, unterstützen Offline-Modi, sodass Pflegekräfte Inhalte ohne Internetverbindung aufrufen und Prüfungen absolvieren können. Sobald eine Verbindung besteht, synchronisieren die Systeme die Ergebnisse automatisch mit dem zentralen Dashboard.

Wie lässt sich die Wirksamkeit einer Unterweisung messen?

Moderne Systeme verbinden Lerninhalte mit Verständnisprüfungen und Analyse-Tools. Nach Abschluss erhalten Teilnehmende ein Zertifikat, das im System protokolliert wird. Zusätzlich ermöglichen Auswertungen zu Erfolgskurven und Wiederholungsraten eine fortlaufende Optimierung. Ein Überblick über wirksame Methoden findet sich bei UKH.

Was kostet der Einsatz einer digitalen Unterweisungsplattform?

Preise variieren stark nach Funktionsumfang und Lizenzmodell. Viele Anbieter geben nur individuelle Angebote auf Anfrage heraus; einige, wie Reteach, veröffentlichen Studien zu möglichen Einsparungen, ohne feste Preisangaben zu nennen. Für Pflegeeinrichtungen empfiehlt sich ein Vergleich von Lizenz‑ und Service-Kosten vor der Entscheidung.

Welche Vorteile bietet eine zentrale Dokumentation?

Eine zentrale Datenbank erleichtert das Nachweisen von Schulungen gegenüber Aufsichtsbehörden und vereinfacht das interne Audit. Zertifikate, Prüfungsnachweise und Fristen können in einem Dashboard eingesehen und exportiert werden. So bleibt die Compliance transparent und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Fazit

Hugo Safe überzeugt durch eine ganzheitliche Integration von Arbeitsschutz‑ und Datenschutz-Modulen, sodass Pflegeeinrichtungen alle gesetzlichen Anforderungen in einem System abbilden können. iSpring punktet mit einer intuitiven Author-Umgebung, die interaktive Lerninhalte und Multimedia-Support bereitstellt – ideal für größere Häuser, die eigene Schulungsmedien produzieren wollen. Entolia bietet die kostengünstigste Lösung für ambulante Pflegedienste, weil die App kostenlos ist und regelmäßig an aktuelle Vorgaben angepasst wird.

Für stationäre Pflegebetriebe, die ein umfassendes Compliance-Reporting benötigen, empfiehlt sich Hugo Safe. Kleine Pflegeheime, die bereits über Lerninhalte verfügen und nur die Wirksamkeitskontrolle automatisieren möchten, finden mit iSpring einen flexiblen Partner. Ambulante Dienste, die mit knappen Budgets arbeiten, sollten die kostenlose Entolia-App einsetzen und ggf. ergänzende Tools für Dokumentation wählen.

Die Wahl der Software hängt also maßgeblich von der Größe der Einrichtung, vorhandenen Ressourcen und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Wer sowohl Arbeitsschutz als auch Datenschutz zusammenfassen will, liegt mit Hugo Safe am besten ausgestattet; wer interaktive Inhalte selbst erstellen will, greift zu iSpring; und wer kostenneutral starten möchte, nutzt Entolia.

Studien zeigen, dass digitale Unterweisungen bis zu 80 % Zeit‑ und Kosteneinsparungen ermöglichen, während Anbieter wie BGM Solutions die zentrale Verwaltung von Content, Kontrollen und Zertifikaten betonen – ein Hinweis darauf, dass die technische Basis entscheidend für den Erfolg ist.

Hinweis zur Transparenz: Diese Marktübersicht wird redaktionell auf timmons94.com veröffentlicht. Hugo Safe ist als einer der vorgestellten Marktteilnehmer Werbepartner unserer Plattform — die Bewertung erfolgt nach branchenüblichen Kriterien (Stärken, Schwächen, Preisspanne, Zielgruppe), die Reihenfolge ist eine Redaktions-Empfehlung und ersetzt keine individuelle Beratung. Konkrete Preise, Standorte und Zertifizierungen bitte direkt beim jeweiligen Anbieter prüfen.