Die Frage „was kostet unsere IT” wird in den meisten Betrieben mit einer Zahl beantwortet, die zu niedrig ist. Nicht weil jemand beschönigt, sondern weil die Antwort aus einer einzigen Quelle kommt — meist der Rechnung des größten Anbieters — und alles andere in anderen Ordnern liegt.
Server, Cloud-Dienste und Lizenzen werden getrennt beschafft, getrennt abgerechnet und getrennt verbucht. Jede Seite für sich ist überschaubar. Die Summe kennt niemand, weil sie nirgends gebildet wird.
Eine vollständige IT-Kostenrechnung besteht aus vier Blöcken: Infrastruktur mit Abschreibung und Wartung, laufende Cloud-Verbrauchskosten, Software-Lizenzen und Abonnements, sowie die interne Arbeitszeit für den Betrieb. Der vierte Block wird am häufigsten weggelassen und ist bei kleineren Betrieben oft der größte. Für die Gesamtrechnung muss über fünf Jahre gerechnet werden, weil Hardware einmalig und Cloud laufend anfällt — ein Vergleich über zwölf Monate benachteiligt systematisch die Seite, deren Investition gerade zurückliegt.
Warum die einzelne Rechnung in die Irre führt
Eine Cloud-Rechnung ist vollständig für das, was sie abbildet: den Verbrauch beim Anbieter. Sie enthält nicht die Software, die auf diesen Maschinen läuft, nicht die Arbeitszeit für den Betrieb und nicht die Dienste, die anderswo eingekauft werden.
Dasselbe gilt umgekehrt. Die Anlagenbuchhaltung kennt den Server, aber nicht das Monitoring-Abo. Der Wartungsvertrag deckt die Hardware, nicht die Datenbank darauf. Jede Quelle beantwortet einen Ausschnitt und suggeriert Vollständigkeit.
Der praktische Effekt: Entscheidungen werden auf Teilzahlen getroffen. Ein Angebot für Cloud-Betrieb wird mit dem Wartungsvertrag verglichen — und der Vergleich geht zugunsten der Hardware aus, weil auf ihrer Seite die Hälfte der Positionen fehlt.
Die vier Blöcke
| Block | Enthält | Liegt meist bei |
|---|---|---|
| Infrastruktur | Server, Speicher, Netzwerk, Abschreibung, Wartung | Anlagenbuchhaltung |
| Cloud-Verbrauch | Rechenleistung, Speicher, Datenverkehr, Plattformdienste | Cloud-Konsole |
| Lizenzen und Abos | Betriebssysteme, Fachanwendungen, SaaS, Wartung | Verträge und Lastschriften |
| Interne Arbeitszeit | Betrieb, Störungen, Beschaffung, Projekte | nirgends erfasst |
Die vierte Zeile ist die unbequemste. Sie steht in keinem System, weil interne Arbeitszeit keine Rechnung erzeugt — und sie ist bei Betrieben unter hundert Beschäftigten regelmäßig der zweitgrößte Posten nach den Lizenzen.
Wie man den vierten Block schätzt
Eine exakte Erfassung wäre aufwendiger als ihr Nutzen. Für eine belastbare Größenordnung genügt eine grobe Schätzung: Wie viele Stunden pro Woche gehen für IT-Betrieb, Störungen und Beschaffung drauf — bei allen Beteiligten zusammen, auch bei denen, die eigentlich etwas anderes machen?
Genau dieser Zusatz ist entscheidend. In vielen Mittelständlern erledigt der IT-Betrieb nicht eine IT-Abteilung, sondern jemand aus der Verwaltung, der sich auskennt. Diese Stunden erscheinen in keiner IT-Kostenstelle, existieren aber — und fallen weg, wenn der Betrieb ausgelagert wird.
Warum fünf Jahre der richtige Zeitraum ist
Ein Vergleich über zwölf Monate ist immer verzerrt, und zwar zugunsten der Seite, deren Investition gerade zurückliegt. Wer im Vorjahr Server gekauft hat, sieht in diesem Jahr nur die Abschreibung — die Cloud dagegen zeigt jeden Monat ihren vollen Preis.
Über fünf Jahre gleicht sich das aus, weil der Hardware-Zyklus einmal vollständig durchläuft: Anschaffung, Betrieb, Ersatzbeschaffung. Erst dann stehen beide Seiten mit vergleichbaren Positionen nebeneinander.
Praktisch bedeutet das, die einmaligen Beträge auf fünf Jahre zu verteilen und die laufenden mit sechzig zu multiplizieren. Das ist keine Betriebswirtschaft für Fortgeschrittene, sondern eine Tabelle mit zwei Spalten — und sie beantwortet die Frage, an der sonst jede Diskussion hängen bleibt.
Die Posten, die regelmäßig fehlen
Bei eigener Infrastruktur vergessen
- − Strom und Kühlung, meist auf Gebäudekosten
- − Raum, der anders genutzt werden könnte
- − Arbeitszeit für Störungen und Wartungsfenster
- − Ersatzbeschaffung am Ende des Zyklus
Bei Cloud vergessen
- − Ausgehender Datenverkehr
- − Lizenzen im Stundenpreis
- − Aufwand für laufende Kostensteuerung
- − Sicherung, die nicht automatisch enthalten ist
Beide Spalten sind bewusst gleich gestaltet: Es gibt keine Seite, die ehrlicher gerechnet würde. Wer einen Vergleich anstellt, sollte beide Listen durchgehen und für jede Zeile entscheiden, ob sie im eigenen Fall zutrifft.
Ein Beispiel über fünf Jahre
Wie sich die vier Blöcke zusammensetzen, zeigt eine Aufstellung für einen Betrieb mit 60 Arbeitsplätzen und einem kleinen Serverraum. Die Werte sind Größenordnungen zur Veranschaulichung, keine Angebotspreise — die Verteilung zwischen den Blöcken ist der Punkt, nicht die absolute Höhe.
| Block | Typischer Anteil | Verhalten über die Zeit |
|---|---|---|
| Lizenzen und Abos | am größten | steigt stetig, oft unbemerkt |
| Interne Arbeitszeit | zweitgrößter Posten | wächst mit der Systemvielfalt |
| Infrastruktur | sprunghaft | Spitzen im Beschaffungsjahr |
| Cloud-Verbrauch | abhängig vom Anteil | wächst mit Datenbestand und Nutzung |
Die Reihenfolge überrascht viele, weil Infrastruktur als der große Posten gilt. Das stimmt im Beschaffungsjahr — über fünf Jahre verteilt liegt sie meist hinter den Lizenzen, die jeden Monat gleich hoch anfallen und nie zur Diskussion stehen.
Daraus folgt eine praktische Konsequenz für die Kostenarbeit: Wer sparen will, beginnt bei den Lizenzen, nicht bei der Hardware. Der Grund ist nicht, dass dort mehr Verschwendung läge — sondern dass eine Lizenzentscheidung monatlich wirkt und eine Hardware-Entscheidung nur alle fünf Jahre.
Der Weg zur einen Zahl
- Infrastruktur aus der Anlagenbuchhaltung Anschaffungswerte, Abschreibungsdauer, Wartungsverträge — je Position mit Enddatum.
- Cloud aus der Konsole Zwölf Monate Verbrauch, nach Möglichkeit nach Projekt aufgeschlüsselt.
- Lizenzen aus den Zahlungen Wiederkehrende Abbuchungen über zwölf Monate — vollständiger als jede Systemliste.
- Arbeitszeit schätzen Stunden pro Woche über alle Beteiligten, mit einem realistischen Stundensatz.
- Auf fünf Jahre hochrechnen Einmaliges verteilen, Laufendes multiplizieren, Ersatzbeschaffung einplanen.
Schritt drei ist der, bei dem die meisten Überraschungen entstehen. Die Liste der Abbuchungen enthält regelmäßig Positionen, die in keiner IT-Übersicht stehen — Werkzeuge, die Fachabteilungen selbst beschafft haben und die trotzdem IT-Kosten sind.
Was die Gesamtrechnung ermöglicht
Der Nutzen liegt weniger im Sparen als im Entscheiden. Wer die vier Blöcke nebeneinander sieht, kann Fragen beantworten, die vorher Meinungssache waren: Lohnt sich der eigene Server noch? Was kostet ein Arbeitsplatz im Jahr? Ist das Angebot des Dienstleisters teuer oder günstig?
Keine dieser Fragen lässt sich mit einer Teilzahl beantworten, und alle drei kommen regelmäßig. Solange die Angaben über vier Systeme verteilt sind, entsteht die Antwort jedes Mal neu — mit dem Aufwand, den das kostet, und der Unsicherheit, die bleibt. Werkzeuge, die Verträge, Lizenzen und laufende Kosten zusammenführen, ersetzen diese wiederkehrende Sucharbeit durch eine Ansicht.
Der Wert je Arbeitsplatz
Für die interne Kommunikation hat sich eine abgeleitete Kennzahl bewährt: die IT-Gesamtkosten geteilt durch die Zahl der Arbeitsplätze. Sie ist keine Steuerungsgröße, aber sie macht Entwicklungen greifbar — und sie lässt sich in einem Satz erklären, was für Budgetgespräche mehr wert ist als jede Aufschlüsselung.
Wichtig ist dabei nur, dass die Zahl über die Jahre nach derselben Methode gebildet wird. Eine Kennzahl, deren Berechnungsgrundlage sich ändert, zeigt Veränderungen, die es nicht gibt.
Wie oft die Rechnung erneuert werden sollte
Eine Gesamtrechnung ist schnell veraltet, weil sich drei der vier Blöcke laufend ändern. Sie jedes Quartal neu aufzustellen wäre allerdings Aufwand ohne Ertrag — die Größenordnungen verschieben sich nicht so schnell.
Bewährt hat sich ein jährlicher Turnus mit einem festen Anlass: der Budgetplanung. Zu diesem Zeitpunkt werden die Zahlen ohnehin gebraucht, und die Aktualisierung dauert nach dem ersten Mal wenige Stunden, weil die Struktur steht und nur die Werte ersetzt werden.
Zwischendurch genügt ein monatlicher Blick auf den Block, der am unauffälligsten wächst: die wiederkehrenden Abbuchungen. Ein neuer Empfänger oder ein gestiegener Betrag fällt dort in fünf Minuten auf — in der Jahresrechnung erst zwölf Monate später.
Damit entsteht ein zweistufiges Vorgehen: einmal jährlich die vollständige Betrachtung für Entscheidungen, monatlich die kurze Kontrolle für Abweichungen. Beides zusammen kostet weniger Zeit als die eine Diskussion, die entsteht, wenn niemand die Zahlen kennt.
Häufige Fragen
Was gehört alles in die IT-Kosten?
Vier Blöcke: Infrastruktur mit Abschreibung und Wartung, laufende Cloud-Verbrauchskosten, Software-Lizenzen und Abonnements sowie die interne Arbeitszeit für Betrieb, Störungen und Beschaffung. Der vierte Block steht in keinem System und wird deshalb am häufigsten weggelassen — bei kleineren Betrieben ist er oft der zweitgrößte Posten.
Warum über fünf Jahre rechnen?
Weil Hardware einmalig anfällt und Cloud laufend. Ein Vergleich über zwölf Monate benachteiligt systematisch die Seite, deren Investition gerade zurückliegt. Über fünf Jahre durchläuft der Hardware-Zyklus einmal vollständig — Anschaffung, Betrieb, Ersatz —, und beide Seiten stehen mit vergleichbaren Positionen nebeneinander.
Wie schätzt man die interne Arbeitszeit?
Grob und über alle Beteiligten: Wie viele Stunden pro Woche gehen für IT-Betrieb, Störungen und Beschaffung drauf, auch bei Personen, die eigentlich etwas anderes machen? Gerade in Betrieben ohne eigene IT-Abteilung liegt hier ein erheblicher Aufwand, der in keiner Kostenstelle erscheint.
Woher bekommt man die vollständigste Lizenzliste?
Aus den wiederkehrenden Abbuchungen der letzten zwölf Monate. Sie enthalten auch, was Fachabteilungen ohne Beteiligung der IT beschafft haben — Systemlisten kennen nur, was durch die IT gelaufen ist. Der Abgleich beider Quellen zeigt zuverlässig, wo Lücken bestehen.
Was bringt die Kennzahl „IT-Kosten je Arbeitsplatz”?
Sie eignet sich zur Kommunikation, nicht zur Steuerung. Ihr Wert liegt darin, Entwicklungen über die Jahre greifbar zu machen und in einem Satz erklärbar zu sein. Voraussetzung ist, dass sie immer nach derselben Methode gebildet wird — sonst zeigt sie Veränderungen, die nur aus der geänderten Berechnung stammen.